Caso di successo: Sales Forecasting nel settore farmaceutico

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Cliente: multinazionale farmaceutica attiva in oltre 60 paesi con più di 5000 dipendenti, che si occupa di sviluppare e commercializzare farmaci e trattamenti terapeutici, con focus particolare su patologie legate ad infertilità, urologia, gastroenterologia, pediatria e ortopedia.

Funzioni aziendali coinvolte: Operations, Finance, Logistica, Vendite, Marketing e Business Intelligence

Need: i dipartimenti e gli attori coinvolti nei processi di pianificazione della domanda e previsione delle vendite non collaboravano tra di loro e non si confrontavano neanche sui risultati delle rispettive analisi in maniera strutturata. Persino all’interno della stessa struttura commerciale, le previsioni di vendita venivano fatte individualmente senza condividerne le logiche. Il risultato era che in fase di riunione ognuno arrivava con il “proprio forecast”, con conseguenze negative sulle decisioni prese. Nello specifico i problemi riscontrati erano:

  • Scarsa accuratezza delle previsioni nei contesti più dinamici, e sub-ottimale in quelli più stabili.
  • Carenza di allineamento e condivisione delle informazioni tra le diverse funzioni coinvolte nei processi di Demand Planning e Sales Forecasting, ed esigenza di lavorare insieme su tale aspetto di fondamentale importanza per la sostenibilità economica dell’azienda.
  • Mancanza di un approccio strutturato e uniformemente accettato dai diversi dipartimenti, con conseguente incongruenza tra le stime effettuate, nonostante la medesima base di partenza.
  • Esigenza della funzione Business Intelligence di superare le barriere culturali, nonché le abitudini di lavoro consolidate nel tempo e far comprendere agli altri dipartimenti il beneficio di applicare l’esperienza su un unico valore di stima ottenuto con approccio analitico.

Attività: il team di BID ha fornito supporto al Cliente nelle seguenti attività:

  • Comprensione del processo as-is di definizione delle stime e degli stakeholder coinvolti
  • Identificazione delle aree di miglioramento e quantificazione del beneficio atteso in termini di accuratezza delle previsioni basate su approccio analitico
  • Analisi delle componenti del dato (stagionalità, trend e ciclo)
  • Analisi per valutare fattori esogeni e relativi impatti sulle serie storiche osservate
  • Definizione dell’unità temporale di riferimento, sia sulla serie storica che sul forecast futuro
  • Sviluppo di modelli di forecast (ARMA, ARIMA, SARIMA, SARIMAX, etc.)
  • Definizione delle misure di accuratezza dei modelli sviluppati
  • Selezione del modello più performante, ingegnerizzazione e messa in produzione
  • Formazione con i responsabili delle diverse funzioni coinvolte nei processi previsionali: condivisione di un approccio evoluto in grado di valorizzare tanto l’esperienza e la conoscenza del mercato, quanto le potenzialità di metodologie statistico-matematiche; definizione di un processo standard da implementare a partire dal mese successivo; on-boarding sulla piattaforma analitica che mostra le stime generate dai modelli analitici

Risultati ottenuti:

  • Messa in produzione di 16 modelli di forecasting, due per ciascun prodotto farmaceutico, focalizzati rispettivamente su volumi di prodotti distribuiti e volumi di prodotti consumati.
  • Range di accuratezza dei modelli da 87% a 95% con incrementi medi del 20% rispetto alle stime precedentemente realizzate
  • Gestione del cambiamento del modello operativo grazie all’adozione di dashboard interattive che vengono oggi consultate da tutte le funzioni coinvolte nel processo, con riduzione del 70% del tempo totale speso per effettuare la stima, condividerla con gli stakeholder e definire il valore finale delle vendite attese

«Il supporto di BID in questo progetto è stato fondamentale. Le competenze, la preparazione e l’entusiasmo dimostrato sono state il motore che ha consentito di rendere reale un progetto che negli anni passati mi sembrava solo un sogno»